CÓMO ALMACENAR Y ORGANIZAR DOCUMENTOS IMPORTANTES EN CASA

Incluso el archivador de documentos personales más desordenado y desbordado se puede luchar para que se presente; solo necesita algo de tiempo, paciencia y una sólida estrategia de almacenamiento de papel. Ya sea que recién salga de la escuela y sea adulto por primera vez, o viva en una casa llena de niños, cada uno con su propio conjunto de documentos personales importantes, necesita un sistema de almacenamiento de papel de por vida que pueda ayudarlo a clasificar todo, desde reclamos de seguros hasta estados de cuenta de tarjetas de crédito. A continuación, le mostramos cómo hacer que encontrar y archivar documentos importantes sea lo más fácil posible en casa.

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1. Organizar pilas

Comience clasificando su papeleo en categorías (hogar, escuela, mascotas). Triture los documentos obsoletos o innecesarios que contengan información personal, como su nombre, dirección y especialmente el número de seguro social o de tarjeta de crédito. Los documentos menos confidenciales simplemente se pueden reciclar.

2. Ordene con facilidad

Cree etiquetas con las categorías de imagen grande enumeradas primero, seguidas de descripciones más limitadas (Médico: Julie o Impuestos: 2017). Utilice carpetas de manila con todas las pestañas de la derecha o la izquierda (son más rápidas de hojear que las pestañas de varias posiciones) y ordenar alfabéticamente.

3. Tamaño apropiado

Determina cuánto espacio de almacenamiento necesitas. Si mantiene la mayoría de sus archivos digitalmente, por ejemplo, no utilice un archivador grande. Es una pérdida de espacio y puede sentirse tentado a llenarlo con archivos que no necesita o elementos que no pertenecen a un archivador. En su lugar, opte por un cuadro de archivo de escritorio.

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4. Considere la frecuencia

Los lugares de almacenamiento apartados (piense en los estantes altos en los armarios menos usados) son lugares perfectos para archivar archivos como declaraciones de impuestos y extractos bancarios. Reserve ubicaciones de fácil acceso para los artículos que necesita con más frecuencia, como formularios escolares y recetas.

5. Crea una plataforma de aterrizaje

Configure una zona de entrega diaria en un área de alto tráfico, como la cocina, para el correo entrante y el papeleo. La designación de un solo lugar evitará que las pilas se acumulen en toda la casa. Una bandeja de entrada o una canasta montada en la pared ahorrará espacio y hará que sea obvio cuando los artículos se desbordan y necesitan ser tratados. Filtre el correo basura y el papel de relleno antes de agregar algo a la zona de entrega. Aborde los artículos que llegan aquí al menos dos veces por semana, luego archívelos o recíclelos.

6. Mantenlo limpio

Realice un gran barrido de los archivos a los que accede con regularidad cada tres o seis meses. Archivar o triturar documentos que ya no sean relevantes. Las declaraciones de impuestos y los documentos relacionados con las reparaciones del hogar deben conservarse durante al menos tres años.

Bono: dejar de usar papel

La organización de documentos digital, obviamente, plantea menos desafíos de espacio, y la herramienta de búsqueda de su computadora puede ayudarlo a encontrar exactamente lo que está buscando. Siga las mismas pautas para las etiquetas digitales que para las físicas. Haga una copia de seguridad de los archivos en un disco duro externo o utilice un servicio de almacenamiento en la nube, como Google Drive. La Evernote escaneable aplicación (gratis; iOS ) le ayuda a convertir rápidamente archivos en papel en archivos digitales.