Ponga papel en su lugar

La regla general para los papeles es descartar todo. Mis clientes siempre se quedan estupefactos cuando digo esto. Por supuesto, no me refiero a que debamos eliminar los papeles por completo. Solo estoy tratando de expresar cuánta determinación necesitamos para elegir solo aquellos que son absolutamente necesarios y descartar el resto. Las hojas de papel parecen tan delgadas; a menudo nos aferramos a ellos sin pensar realmente. Cuantos más papeles acumulemos, más tiempo se necesitará para encontrar determinados documentos y más difícil será ponerlos en orden.

Empiece por reunir todos sus papeles en un solo lugar y mirar cada uno. Incluso los papeles que están en sobres deben sacarse y revisarse página por página en caso de que se mezclen con folletos publicitarios u otro material no deseado.

Puede resultar útil clasificar los artículos en categorías mientras hojea el contenido. Esto hace que archivarlos cuando haya terminado sea más rápido y fácil. Los artículos se pueden dividir en tres categorías: pendientes, guardar porque es necesario y guardar porque lo desea.

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La categoría pendiente incluye trabajos que necesitan algún tipo de acción, como facturas pendientes. Recomiendo guardarlos todos en una caja de archivo vertical hasta que los haya solucionado. De esa manera, no se mezclarán con artículos de otras categorías.

A continuación, veamos papeles que debemos guardar . Ordénelos por categoría y archívelos en un gabinete o en carpetas en un estante. Si no necesita conservar los originales, puede escanearlos y almacenarlos electrónicamente. En este caso, en lugar de escanearlos mientras los clasifica, es más eficiente colocarlos en una pila para escanearlos más tarde y escanearlos todos de una vez.

La última categoría son los documentos que desea guardar por otras razones. Estos pueden incluir documentos que desee conservar como referencia o documentos que realmente le provoquen alegría. Pero debido a que el rebote es un problema común cuando la gente se aferra a las cosas porque sí, tenga en cuenta que la regla básica para los papeles es desecharlos todos.

En mi ordenar lecciones , cuando un cliente tiene problemas para decidir qué papeles conservar y cuáles desechar, hago preguntas sobre cada uno: cosas como ¿Cuándo lo necesitas ?, ¿Cuánto tiempo lo tienes ?, ¿Con qué frecuencia vuelves y miras ¿Puedes encontrar el mismo contenido en Internet ?, ¿Ya lo guardaste en tu computadora ?, ¿Qué problema sería si no tuvieras esto ?, y ¿Realmente despierta alegría? Si se resiste a la premisa de que debe descartarlos todos, intente imaginar que acabo de entrar en su oficina y anunciar que voy a destrozar todos sus papeles. ¿Qué harías? ¿Cuáles te esforzarías por salvar de la trituradora?

Cómo almacenar papeles para que nunca rebote

Mientras sigas mis tres reglas de almacenamiento, nunca volverás al desorden de papeles.

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1 Clasifique cada papel hasta la última hoja.

Comience clasificando sus trabajos en categorías claras, como presentaciones, propuestas de proyectos, informes y facturas. Utilice el sistema que mejor se adapte a sus necesidades. Ahora es el momento de categorizar sus trabajos de una manera que le facilite la vida.

2 Guarde sus papeles en posición vertical.

Para una eficiencia óptima, es fundamental almacenar los papeles en un sistema de archivos colgantes. Coloque cada categoría de papeles en una carpeta separada y guárdelos en un archivador o en posición vertical en una caja de archivo colocada en un estante. Almacenarlos de esta manera le facilita ver cuántos papeles tiene. También se ve limpio y ordenado.

3 Haz una caja pendiente.

Guarde solo los papeles que necesite para ese día. Cuando haya procesado los documentos pendientes, descarte los que no necesite conservar.

Una vez que haya ordenado sus documentos y haya decidido a dónde pertenece cada categoría, observe su espacio de trabajo y determine la cantidad máxima de espacio que tiene disponible para almacenarlos. Cuando superas esto capacidad de almacenamiento , los papeles comenzarán a desbordarse. Esa es una señal de que necesitas reexaminar lo que está ahí. Al revisar regularmente de esta manera, puede mantener sus papeles ordenados en todo momento.

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Corral Your Book Collection

Un best-seller que esperaba leer algún día, un libro de instrucciones sobre contabilidad que compró para mejorar sus habilidades, un libro recibido de un cliente ... ¿qué tipo de libros tiene en su espacio de trabajo?

de que esta hecho el pan de trigo

Los libros están llenos de valiosos conocimientos que pueden ayudarnos a hacer nuestro trabajo. Cuando se guardan en nuestros escritorios o estanterías, pueden darnos inspiración o una sensación de seguridad. Leerlos puede impulsar nuestra motivación, y solo mostrarlos puede agregar un toque personal a nuestro espacio. En realidad, sin embargo, a menudo mantenemos los libros en el trabajo por razones equivocadas.

Una de mis clientas tenía una estantería en su oficina llena de libros sin leer. Cuando los contamos, había más de 50 y más de la mitad habían estado en el estante durante dos años o más. Leeré todos los que pueda durante mis próximas vacaciones, declaró. Sin embargo, cuando nos volvimos a encontrar, no me sorprendió saber que ella se había rendido a la mitad. La mayoría de los libros que había logrado leer eran sus compras más recientes. Dejarlos sin leer parecía un desperdicio tal que decidí leer rápidamente para leerlos, dijo. Pero comencé a sentir que solo lo estaba haciendo por un sentido del deber. No me traía ninguna alegría. Esto parecía aún más un desperdicio, así que decidí dejar ir a muchos de ellos. Al final, decidió mantener solo 15 cuidadosamente seleccionados en su oficina.

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Cuando ordene sus libros, comience reuniéndolos todos en un solo lugar. Quizás esté pensando que sería mejor elegirlos simplemente mirando los títulos mientras todavía están en su estantería, pero no se salte este paso. Los libros que han permanecido demasiado tiempo en la estantería se han convertido en parte del escenario. Tu mente no los registra, incluso cuando están directamente en tu línea de visión, y eso hace que sea difícil decidir cuáles provocan alegría. Solo tomando cada uno en sus manos puede realmente verlos como entidades separadas.

Si le resulta difícil juzgar si un libro en particular genera alegría, intente hacerse ciertas preguntas. Por ejemplo, ¿cuándo lo compraste? ¿Cuántas veces lo has leído? ¿Quieres volver a leerlo?

Otra pregunta que debe hacerse es qué papel juega ese libro en su vida. Libros que alegran son los que te motivan y te dan energía cuando los lees y relees, los que te hacen feliz con solo saber que están ahí, los que te ponen al día con la información más reciente y los que te ayudan a realizar mejor tu trabajo, como Manuales.

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Una última pregunta que debe hacerse es si aún compraría ese libro ahora si lo viera en una librería o si ha pasado su mejor momento en términos de su interés en él. El hecho de que pague por ellos no significa que deba terminar de leer todos los libros.

El propósito de hacer estas preguntas no es forzarte a purgar tus libros sin pensar. Más bien, es para ayudarlo a explorar su relación con cada uno que posee. Si los libros le brindan alegría, entonces la opción correcta es guardar tantos como desee con confianza.

Adaptado de Joy at Work © 2020 por KonMari Media Inc. y Scott Sonenshein. Usado con permiso de Little, Brown and Company, Nueva York. Reservados todos los derechos.

Marie Kondo es la autora de Mejor vendido s La magia de ordenar la vida que cambia la vida (, amazon.com ; , bookshop.org ) y Alegría en el trabajo (, amazon.com ; , bookshop.org ) , y es la estrella de Poniendo en orden con Marie Kondo en Netflix. Scott Sonenshein es profesor en la Universidad de Rice y el autor más vendido de Estirarse (, amazon.com ; , bookshop.org ) .