Hace unos meses, organicé una cena para amigos que nunca despegó. No podía entenderlo: había pasado horas haciendo una lasaña de hongos asesinos. Había fregado y ordenado el apartamento. Me esforcé en la lista de reproducción de música.

Sin embargo, toda la noche fue una especie de ... bla. Todos charlamos, pero fue un poco laborioso y salpicado de silencios incómodos. No lo entiendo, pensé en un leve pánico. ¿Por qué no está sucediendo esto? Después de que mi último invitado se dirigiera a la puerta, unos minutos cortés después del postre, me alegré de pasar directamente a mi pijama, aliviada de que hubiera terminado.

¿Por qué tantas reuniones nos dejan vagamente insatisfechos y un poco vacíos? Priya Parker, facilitadora de grupo con experiencia en resolución de conflictos y fundadora de Thrive Labs , que ayuda a los líderes a tener reuniones más significativas, se le ocurrió el mismo pensamiento. Parker dice que nos enfocamos mucho en el entretenimiento, eligiendo las recetas perfectas, configurando la lista de reproducción correcta, pero realmente no hablamos sobre el cómo ser el anfitrión una vez que todos están en la sala.

Su nuevo libro El arte de reunir: cómo nos encontramos y por qué es importante , se trata de dar un paso atrás y establecer una intención para cada evento, grande o pequeño: bodas, barbacoas en el patio trasero, reuniones de negocios. Ella sostiene que no es necesario ser extrovertido o tener una casa elegante para que una ocasión sea significativa y memorable. Todo lo que se requiere es un poco de planificación y algunos cambios simples. Probé el consejo de Parker para arreglar mis propias reuniones y aprendí algunos consejos que cambiaron el juego y que incluso un anfitrión novato puede poner en práctica fácilmente.

Comprometerse con un propósito específico

Tener una clara intención para una fiesta desde el principio hará que su reunión sea menos uniforme o insulsa. Antes de comenzar a planificar un evento, hágase dos preguntas: ¿Por qué nos reunimos? ¿y porque es importante? Cada vez que llegue a una razón más profunda, vuelva a preguntar por qué. A veces se necesitan cuatro respuestas para profundizar en el objetivo real, dice Parker. Como si le preguntaras a una amiga por qué quiere un baby shower, ella finalmente puede decir: 'Supongo que me asusta el trabajo de parto y el parto, y quiero que las personas que han pasado por esto antes me animen'.

Si la respuesta es, bueno, así es como siempre lo hemos hecho, sigue investigando. Parker dice que a veces celebramos bodas, bar mitzvah y ceremonias de graduación que están tan vinculados a la tradición que no representan la vida ni la personalidad de una persona. Pregúntese: ¿Esta reunión refleja mis valores? Y si no, ¿cómo puedo cambiarlo para que lo haga?

Cuando Parker se enteró de que estaba planeando una cena para seis mamás amigas agotadas, me hizo preguntas sobre el por qué. Al principio, mi respuesta fue: porque es divertido pasar el rato. ¿No es eso suficiente? Pero siguió adelante, y finalmente extrajo la historia de cómo, cuando recientemente fui a una cita para jugar, mi amiga me preparó el almuerzo. Como normalmente soy el chef de la familia, estaba muy contento y divertido, porque por hábito de los padres, ella cortó mi sándwich en cuartos y me sirvió palitos de zanahoria. Me di cuenta de que quería estar juntos porque necesitaba, en un nivel muy elemental, sentirme cuidado, y quería que mis amigos sintieran lo mismo.

Sea estratégico con el espacio

Se dice que el 90 por ciento de lo que hace que una reunión sea exitosa se realiza antes del evento, comenzando por el espacio. Es tentador reservar un lugar masivo para tu fiesta, pero cuanto más grande no es mejor, dice Parker. Cuando las personas deambulan por un espacio cavernoso, se pierden una de las cosas más deliciosas de una fiesta: la oportunidad de toparse con alguien nuevo y comenzar una conversación. Si está organizando un grupo grande, construya áreas contenidas para que las personas se reúnan. Un planificador de eventos veterano le dijo a Parker que la razón por la que los invitados a menudo terminan gravitando hacia la cocina es que la gente busca instintivamente espacios más pequeños a medida que el grupo disminuye, para mantener la densidad. Las reuniones necesitan perímetros, o toda la energía vibrante se escapa.

Cuente una historia con la invitación

También es tentador enviar una invitación rápida con los detalles básicos. Pero Parker dice que las invitaciones son la oportunidad perfecta para hacer que su evento se sienta personal antes de que alguien ponga un pie en la sala. Ella me instó a exponerme cuando le envié la invitación por correo electrónico a mi mamá agotada, Hootenanny. (Si desea que su reunión se sienta auténtica, comience por usted). Me hizo dirigir la historia del sándwich, luego agregue algo específico: para aquellos de ustedes con tanta frecuencia en el rol de dar, es bueno estar en el rol de recibir. En ese sentido, quería hacer una fiesta para que todos nos sintiéramos cuidados. Pidamos algo especial para que nadie tenga que cocinar. Además: Diga la palabra niños en cualquier momento de la noche y tendrá que beber. Los seis amigos respondieron afirmativamente en una hora.

Los primeros minutos marcan el tono

Los estudios muestran que las personas recuerdan de manera desproporcionada el comienzo y el final de una experiencia. Sin embargo, a menudo prestamos la menor cantidad de atención a cómo abrimos y cerramos un evento. Lo tratamos como una ocurrencia tardía y, en cambio, nos enfocamos en la logística y la comida, dice Parker. Es una oportunidad tan perdida. Ella dice que comenzar y terminar un evento no tiene por qué implicar grandes gestos o discursos. Ella sugiere invitar a la gente encendiendo una vela, sirviendo a cada invitado una bebida especial al mismo tiempo o haciendo un breve brindis de bienvenida.

Uno de los amigos de Parker, por ejemplo, hizo que los invitados a la fiesta de Navidad enviaran copias de dos fotos de momentos felices del año pasado. Como sorpresa, decoró un árbol de Navidad con ellos, y después de que todos llegaron, tomaron un cóctel festivo alrededor del árbol, compartiendo historias, comenzando la fiesta con una nota personal y reflexiva.

Cuando ofrecí una cena improvisada con chile el viernes por la noche, Parker me instó a hacer algunos comentarios breves sobre por qué me sentí conmovido a unir a todos. No soy del tipo de anuncios, pero me sumergí de todos modos. Con vacilación, les dije que debido a que el ciclo de noticias había sido particularmente estresante esa semana, era muy reconfortante ver sus caras, lo que me hizo sentir conectado. Y castigado. Y agradecido de poder reunirnos alrededor de la mesa en una noche tempestuosa.

Todos mis amigos estallaron en aplausos.

Si va a ser anfitrión, anfitrión con reglas

Eres el pegamento que une a todos. Nadie quiere estar en un lugar sin ley, dice Parker. No deje a sus invitados solos. Su trabajo es protegerlos, conectarlos e igualarlos. Eso significa usar tu poder: si alguien está dominando la mesa, retira la conversación. Si dos viejos amigos se están poniendo al día durante horas en una esquina, encuentre una manera sutil de separarlos o traer a otros invitados para que se mezclen. Y haz las presentaciones, incluso si es una Melissa rápida, conoce a Jake, ¡ambos tienen chihuahuas!

Parker dice que las reglas obligan a las personas a estar más presentes en una situación, lo que les permite profundizar en una experiencia. Como anfitrión de una cena, puede generar conexiones emitiendo decretos como: Solo puede haber una conversación en la mesa. Esto evita conversaciones separadas en ambos extremos. (Inevitablemente, el grupo en el que no estás es el que tiene la conversación más animada, con muchos gritos y gritos).

Un anfitrión inteligente que Parker conoce anuncia que cada invitado tiene una tarea antes de la cena: hacer dos nuevos amigos. Una sociedad secreta de San Francisco emitió una regla durante un evento de que no se podía servir su propia bebida; tenía que acercarse a otra persona para que se lo sirviera. Le conté a mi amigo Sean acerca de esta regla antes de que lanzara una fiesta de cumpleaños número 40 en la que muchos asistentes a la fiesta lo conocerían pero no entre ellos. Le encantó la idea (Sean es un poco perturbador) y colocó un letrero junto al bar indicando la regla. Fue un éxito, alentando a los invitados a interactuar de manera lúdica, y cuantas más bebidas pedían, más personas conocían.

Esfuércese por mantener las conversaciones reales. La charla cortés puede ser segura, pero muchos expertos creen que las personas tienden a recordar mejor los eventos más emocionales que los menos emocionales. No tengas miedo de tener intimidad. Para inspirar una discusión animada, Parker ideó una cena llamada 15 tostadas. La premisa es simple: quince invitados, sentados alrededor de una sola mesa, reciben un tema abierto, como la confianza o el concepto de hogar. En algún momento, cada uno debe brindar un brindis relacionado con ese tema (y para mantener las cosas en movimiento, el último invitado debe cantar la tostada). A medida que organizaba más y más de estas cenas, se dio cuenta de que los mejores temas no eran los dulces (como ¿Qué hace una buena vida?), Sino los que tienen un lado más oscuro: el miedo, los extraños, las fronteras. Hace que la conversación sea más rica y cruda, dice ella. Demasiadas reuniones se basan en el culto a la positividad.

O pida a los invitados que compartan momentos cruciales, instancias desafiantes en sus vidas que los moldearon de una manera profunda y cambiaron su visión del mundo. Haz eso, dice Parker, y la armadura se cae. Lo probé en la fiesta de inauguración de la casa de un amigo; dos horas después, todavía estábamos en el tema. A algunos nos lloraron, y aprendí cosas nuevas y reveladoras sobre amigos que había conocido durante décadas. Uno reveló que después de la muerte de su madre, con quien había tenido una relación contenciosa, sintió un torrente de puro alivio. Otro compartió las fatigosas luchas de su madre inmigrante por asimilarse y cómo eso moldeó su ambición. Un tercero habló sobre el día en que decidió dejar su lucrativo trabajo para escapar de un jefe tóxico.

Otros temas para iniciar una conversación infalible: en un grupo de lectura, pregunte: ¿Qué libro le afectó realmente de niño? Durante una cena, pregunte: ¿Qué partes de su vida han sido una pérdida de tiempo? Inspirada por el filósofo y escritor Theodore Zeldin, Parker dice que le encanta preguntarle a la gente contra qué se han rebelado y contra qué se están rebelando actualmente. (Es una pregunta que siempre funciona, dice ella). Como anfitrión, probablemente tendrás que responder primero, pero si te permites ser vulnerable, los invitados harán lo mismo: abrirás a los demás, como dice Parker, y compartir algo genuino y conmovedor es lo que hace que una reunión se eleve.

Cierre su evento de manera decisiva

Todos hemos estado allí: es tarde, la gente camina furtivamente de puntillas hacia la puerta y la fiesta se apaga. Los huéspedes quieren estructura y dirección, dice Parker, así que señale el final con una línea de salida. Agradezca a todos y termine con algunos aspectos destacados del evento (nunca olvidaré la historia de Alex sobre cómo su madre emigró a Estados Unidos). Si está alojando en su casa, sugiera que todos se trasladen a la sala de estar para tomar una última copa o un café.

Luego, termine con un toque personal y lleve a cada invitado a la puerta para despedirse. Prolonga el calor dándoles un pequeño recuerdo o golosina cuando salgan. Después de mi fiesta de chili, saqué un tazón de elegantes barras de chocolate e hice que todos los invitados eligieran una. Observé con diversión cómo mis amigos, sólidamente en la mediana edad, actuaban como niños codiciosos, peleándose juguetonamente por sus favoritos. Mis amigos todavía hablan de ese tazón de barras de chocolate. Estos son pequeños actos, dice Parker. Pero se suman a algo más grande. Dicen: 'Tú importas'.