En el mundo laboral, hay pocas siglas más bienvenidas que OOO. Además de ser la puerta de entrada a la promesa de una existencia sin preocupaciones, establecer un mensaje de fuera de la oficina en el correo electrónico del trabajo es una forma práctica de hacerles saber a sus compañeros de trabajo y clientes que será difícil comunicarse con usted, si no inalcanzable, durante un cierto período hora. Entonces, aunque no hay necesidad de pensarlo demasiado (no estás escribiendo una novela aquí), sí importa lo que incluyas.
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Puede parecer un poco incómodo y robótico preescribir un mensaje de fuera de la oficina, pero es necesario y útil para cualquiera que intente llegar mientras toma Mai Tais en la playa o camina por Machu Picchu. (Además, configurar un mensaje de ausente lo ayudará a desconectarse y relajarse si tiene problemas para dejar el trabajo en el trabajo). Esto es lo que debe decir (y lo que no debe decir) en la respuesta automática de sus vacaciones.
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1. Incluya un saludo y una despedida.
Por supuesto, la forma en que inicie un mensaje OOO dependerá de sus preferencias personales y del entorno de trabajo. Si bien un gran 'hola' no es absolutamente necesario, debe comenzar por alguna parte y es bueno agregar un toque humano. Si saltar directamente a Estoy fuera de la oficina ... se siente demasiado extraño y distante de ti, acéptalo con un simple, Hola, o Gracias por tu correo electrónico.
Lo mismo se aplica a su firma. Le invitamos a terminar con la fecha de su regreso, pero si tiene sentido cerrar con algo como '¡Gracias!', 'Mejor, (su nombre)', o 'Que tenga un gran fin de semana (o inserte vacaciones aquí)! ', adelante.
2. Incluya cuánto tiempo estará fuera.
Mencione las fechas de inicio y finalización: viajaré del 3 al 7 de julio y no revisaré el correo electrónico. Responderé a tu nota tan pronto como pueda cuando regrese a la oficina el 8 de julio (¡No olvides apagar tu respuesta automática cuando regreses!).
3. Incluya si revisará el correo electrónico o no.
Un mensaje de ausencia no solo es útil cuando te estás desconectando por completo. Es posible que esté viajando por trabajo o trabajando de forma remota, lo que hace que la comunicación sea esporádica y la conexión WiFi sea dudosa. Si no revisará ni responderá correos electrónicos, dígalo (consulte el ejemplo anterior). De lo contrario, es útil establecer un mensaje que advierta a las personas que no será posible comunicarse con usted de manera confiable debido a viajes u obligaciones en el sitio. Se trata de establecer expectativas para quienes intentan comunicarse con usted. Por ejemplo: ¡Gracias por tu nota! Viajaré para una sesión de fotos hasta el 3 de julio y revisaré el correo electrónico periódicamente / tengo acceso limitado al correo electrónico y es posible que tarde en responder.
4. Incluya cómo comunicarse con usted (si es que lo hay).
Si estará disponible de alguna manera, describa exactamente cómo ponerse en contacto. Por ejemplo: no revisaré el correo electrónico, pero si necesita comunicarse conmigo por cualquier motivo, comuníquese conmigo a mi celular ... O: si es urgente, no dude en volver a enviarme un correo electrónico el (fecha volver) por lo que está en la parte superior de mi bandeja de entrada. O: Para solicitudes urgentes, comuníquese con (nombre de un asistente, colega, trabajador independiente u otra cobertura disponible en la oficina). Antes de incluir la información de contacto de otro compañero de trabajo en tu OOO, límpiala con él; incluso si eres su superior, un aviso sigue siendo una buena cortesía.
5. Evite los datos personales innecesarios.
Si está de baja por maternidad / paternidad o se va a casar ese fin de semana (!), Está perfectamente bien incluirlo, pero eso es todo lo que el intercambio personal debe ir en una respuesta automática. Piense en cómo podría reaccionar ante el mensaje de ausencia de alguien que menciona demasiados detalles personales. Desea que la persona que recibe el mensaje sepa a) si responderá o no a su correo electrónico, yb) cuándo puede esperar recibir noticias suyas. Cualquier otra cosa probablemente sea TMI, así que manténgalo simple.
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