Pon el papel en su lugar

La regla general para los papeles es desechar todo. Mis clientes siempre se quedan estupefactos cuando digo esto. Por supuesto, no quiero decir que debamos eliminar los papeles por completo. Solo estoy tratando de transmitir cuánta determinación necesitamos para elegir solo aquellos que son absolutamente necesarios y descartar el resto. Las hojas de papel parecen tan delgadas; a menudo nos aferramos a ellos sin pensar realmente. Cuantos más papeles acumulamos, más tiempo lleva encontrar documentos específicos y más difícil es ponerlos en orden.

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Comience juntando todos sus papeles en un solo lugar y mire cada uno. Incluso los papeles que están en sobres deben sacarse y revisarse página por página en caso de que se mezclen con ellos folletos publicitarios u otro material no deseado.

Puede ser útil clasificar los documentos en categorías mientras hojea el contenido. Esto hace que archivarlos cuando haya terminado sea más rápido y fácil. Los documentos se pueden dividir ampliamente en tres categorías: pendientes, guardar porque tiene que hacerlo y guardar porque quiere.

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La categoría pendiente incluye documentos que necesitan algún tipo de acción, como facturas pendientes. Recomiendo guardarlos todos en una caja de archivo vertical hasta que los hayas tratado. Así no se mezclarán con papeles de otras categorías.

A continuación, veamos los documentos que debemos guardar. Ordenarlos por categoría y archivarlos en un gabinete o en carpetas en un estante. Si no necesita conservar los originales, puede escanearlos y almacenarlos electrónicamente. En este caso, en lugar de escanearlos mientras los ordena, es más eficiente ponerlos en una pila para escanearlos más tarde y escanearlos todos de una vez.

La última categoría son los papeles que desea guardar por otros motivos. Estos pueden incluir documentos que desea conservar como referencia o que realmente le causan alegría. Pero debido a que el rebote es un problema común cuando las personas se aferran a las cosas porque sí, tenga en cuenta que la regla básica para los papeles es desecharlos todos.

En mis lecciones de limpieza, cuando un cliente tiene problemas para decidir qué papeles conservar y cuáles desechar, hago preguntas sobre cada uno de ellos, como ¿Cuándo lo necesita?, ¿Cuánto tiempo hace que lo tiene?, ¿Con qué frecuencia va? retroceder y mirarlo?, ¿Puedes encontrar el mismo contenido en Internet?, ¿Ya lo guardaste en tu computadora?, ¿Cuánto problema sería si no tuvieras esto?, y ¿Realmente genera chispa? ¿alegría? Si te resistes a la premisa de que deberías desecharlos todos, intenta imaginar que acabo de entrar en tu oficina y anuncié que voy a triturar todos tus papeles. ¿Qué harías? ¿Cuáles te esforzarías por salvar de la trituradora?

Cómo almacenar papeles para que nunca reboten

Mientras sigas mis tres reglas de almacenamiento, nunca volverás al desorden de papeles.

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Comience clasificando sus documentos en categorías claras, como presentaciones, propuestas de proyectos, informes y facturas. Utilice cualquier sistema que funcione mejor para usted. Ahora es el momento de categorizar sus documentos de una manera que le haga la vida más fácil.

2 Guarde sus papeles en posición vertical.

Para una eficiencia óptima, es fundamental almacenar los papeles en un sistema de archivos colgantes. Coloque cada categoría de documentos en una carpeta separada y guárdelos en un archivador o en posición vertical en una caja de archivo colocada en un estante. Almacenarlos de esta manera le facilita ver cuántos papeles tiene. También se ve limpio y ordenado.

3 Haz una caja pendiente.

Guarde solo aquellos papeles que necesita para tratar ese día. Cuando haya procesado los papeles pendientes, deseche los que no necesite conservar.

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Una vez que haya ordenado sus documentos y decidido a dónde pertenece cada categoría, mire su espacio de trabajo y determine la cantidad máxima de espacio disponible para almacenarlos. Cuando excedas esta capacidad de almacenamiento, los papeles comenzarán a desbordarse. Esa es una señal de que necesita volver a examinar lo que hay allí. Al revisar regularmente de esta manera, puede mantener sus papeles ordenados en todo momento.

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Acorrala tu colección de libros

Un best-seller que esperabas leer algún día, un libro de instrucciones sobre contabilidad que compraste para mejorar tus habilidades, un libro que recibiste de un cliente… ¿Qué tipo de libros tienes en tu espacio de trabajo?

Los libros están llenos de conocimientos valiosos que pueden ayudarnos a hacer nuestro trabajo. Cuando los guardamos en nuestros escritorios o en nuestras estanterías, pueden darnos inspiración o una sensación de seguridad. Leerlos puede aumentar nuestra motivación, y solo mostrarlos puede agregar un toque personal a nuestro espacio. En realidad, sin embargo, a menudo llevamos libros en el trabajo por razones equivocadas.

Uno de mis clientes tenía una estantería en su oficina llena de libros sin leer. Cuando los contamos, había más de 50, y más de la mitad habían estado en el estante durante dos años o más. Leeré tantos como pueda durante mis próximas vacaciones, declaró. Sin embargo, cuando nos volvimos a encontrar, no me sorprendió saber que se había dado por vencida a la mitad. La mayoría de los libros que había logrado leer eran sus compras más recientes. Dejarlos sin leer parecía un desperdicio tan grande que decidí leer rápido para leerlos, dijo. Pero comencé a sentir que solo lo estaba haciendo por un sentido del deber. No me estaba dando ninguna alegría. Esto parecía aún más un desperdicio, así que decidí dejar ir a muchos de ellos. Al final, decidió mantener solo 15 cuidadosamente seleccionados en su oficina.

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Cuando ordene sus libros, comience por reunirlos todos en un solo lugar. Tal vez esté pensando que sería mejor elegirlos mirando los títulos mientras todavía están en su biblioteca, pero no se salte este paso. Los libros que han permanecido demasiado tiempo en la estantería se han convertido en parte del paisaje. Tu mente no los registra, incluso cuando están directamente en tu línea de visión, y eso hace que sea difícil decidir cuáles provocan alegría. Solo tomando cada uno en tus manos puedes verlos realmente como entidades separadas.

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Si le resulta difícil juzgar si un libro en particular genera alegría o no, intente hacerse ciertas preguntas. Por ejemplo, ¿cuándo lo compraste? ¿Cuántas veces lo has leído? ¿Quieres volver a leerlo?

Otra pregunta que debes hacerte es qué papel juega ese libro en tu vida. Los libros que despiertan alegría son los que te motivan y te dan energía cuando los lees y relees, los que te hacen feliz solo sabiendo que están ahí, los que te ponen al día con la información más reciente y los que te ayudan a realizar tu trabajo. mejor, como manuales.

Una última pregunta que debe hacerse es si todavía compraría ese libro ahora si lo viera en una librería o si ya pasó su mejor momento en términos de su interés en él. El hecho de que hayas pagado por ellos no significa que debas terminar de leer todos los libros.

El propósito de hacer tales preguntas no es obligarte a purgar tus libros sin pensar. Más bien, es para ayudarlo a explorar su relación con cada uno que posee. Si los libros le causan alegría, entonces la opción correcta es quedarse con tantos como quiera con confianza.

Adaptado de Joy at Work © 2020 por KonMari Media Inc. y Scott Sonenshein. Usado con permiso de Little, Brown and Company, Nueva York. Reservados todos los derechos.

Marie Kondo es la autora de Mejor vendido s La magia que cambia la vida de poner en orden (, amazon.com ; , bookshop.org ) y alegría en el trabajo (, amazon.com ; , bookshop.org ) , y es la estrella de Ordenando con Marie Kondo en Netflix. Scott Sonenshein es profesor en la Universidad de Rice y el autor más vendido de Tramo (, amazon.com ; , bookshop.org ) .

• Por Marie Kondo y Scott Sonenshein