Determinar qué delegar

Concéntrese en tareas que ayuden a su carrera. Primero, tómese 15 minutos para escribir una lista exhaustiva de tareas pendientes. Esto te permite aclarar tu mente y cambiar tu enfoque a la acción, dice Tiffany Dufu, autora de Drop the Ball: Lograr más haciendo menos . Evalúe cada tarea en relación con el panorama general: ¿Qué impulsará realmente el éxito de un proyecto o lo ayudará a asegurar una promoción? Cambie su perspectiva de '¿Qué debe suceder hoy?' A '¿Qué estoy tratando de lograr?', Aconseja Dufu.

Programa tu tiempo. Solo hay 24 horas en un día, y necesita dormir. Ver tu lista completa de cosas por hacer te hará pensar: ¿Cuándo voy a hacer todo esto? dice Mary Jane Nirdlinger, asistente del administrador municipal de Chapel Hill, Carolina del Norte. Responda esa pregunta utilizando su calendario para planificar y programar sus tareas, teniendo en cuenta el tiempo para preparar el cerebro, comer y revisar el correo electrónico, tal como lo haría en una reunión, dice ella. Rellena esos bloques de tiempo también. Tendemos a subestimar el tiempo que se tarda en hacer las cosas, dice Dufu. Pronto te darás cuenta de que solo puedes encajar hasta cierto punto. Y si algo sigue siendo una prioridad, tendrá que encontrar a alguien más para hacerlo, dice Nirdlinger.

Priorice las tareas que solo usted puede hacer. Estas no son cosas que necesariamente puedas hacer mejor; son cosas que solo tú tienes las habilidades, la red o el conocimiento político para manejar, dice Dufu. Puede que seas el único que pueda dar el discurso, pero puedes pedir ayuda para preparar las diapositivas de tu presentación, dice. Conserve todo lo que requiera su punto de vista distinto. Nunca delegaría nada que exija verdadera autenticidad, como mi voz en mi escritura o el control sobre mi menú, dice Vivian Howard, chef en Kinston, Carolina del Norte, y autora del libro de cocina. Raíces profundas . Evite delegar tareas que realmente disfruta hacer, por triviales que sean. Aquellos contribuyen a la felicidad general de su trabajo, dice Nirdlinger. Tal vez le encanta reservar sus propios vuelos para viajes de negocios (y es muy exigente con las escalas).

Asignar eficazmente

Descubra el superpoder de todos. Tómese el tiempo para conocer mejor a sus compañeros de equipo y sus habilidades únicas. Cada enfermera tiene un rasgo increíble individual, ya sea desmitificar la jerga médica de los pacientes o ser la mejor extracción de sangre, dice la exenfermera psiquiátrica Elizabeth Scala, autora de Detener el agotamiento de las enfermeras . Una vez que haya encontrado a su gurú de PowerPoint o profesional de llamadas en frío, es más fácil confiarle a la persona esa tarea exclusiva.

Identifique oportunidades de crecimiento. Dale a todos la oportunidad de brillar. La delegación no se trata solo de ti. Se trata de capacitar a las personas para que crezcan y prueben algo nuevo, dice Nirdlinger. Si no puede dejar de estar ocupado el tiempo suficiente para delegar, está reteniendo a su equipo. Pregúntese: ¿Quién podría beneficiarse realmente de esta experiencia o de este desafío? dice Laura Vanderkam, autora de Yo se como ella lo hace . Si hay alguien que aprendería de la exposición a un nuevo departamento, envíelo a una reunión en su lugar.

Solicite voluntarios. A veces estamos tan absortos en nuestro ajetreo que no damos un paso atrás y vemos quién está cerca para ayudar, dice Nirdlinger. Ella recomienda decirle a su equipo que me siento abrumado. ¿Hay algo en lo que note que estoy haciendo y en lo que crea que podría ayudarme? A la gente le gusta ayudar, dice Nirdlinger: los hace sentir valorados. Como coordinadora de voluntarios de Habitat for Humanity en Knoxville, Tennessee, Trinity Edgar solicita comentarios y les pregunta a los voluntarios qué tarea les gustaría realizar. Queremos asegurarnos de que se sientan cómodos mientras los presionamos para que amplíen su nivel de comodidad, dice.

Delegar en todas las direcciones, incluso hacia arriba. A veces, un compañero es la mejor persona para el trabajo en cuestión; A veces, un gerente puede realizar una tarea que le llevaría horas con una sola llamada. Hágale saber a la persona que su experiencia o participación conducirá a una empresa a ganar. Sea consciente de su idioma, dice Lindsey Pollak, autora de Convertirse en el jefe . Utilice la palabra apoyo, asistencia u orientación en lugar de delegar. Dufu sugiere que le diga a un compañero que realmente me vendría bien su apoyo para resolver este problema. ¿Puede asistir a estas tres reuniones en mi lugar y brindar su perspicacia? Para un gerente, dígale: Usted asumirá estas dos cosas eliminará algunas barreras enormes para el proyecto. No está moviendo las tareas pendientes de su plato; estás expresando lo que hay que hacer para sacar esta tarea del estadio.

Comunicar la tarea

Establezca expectativas claras. La claridad es vital cuando delega cualquier tarea. Explique exactamente lo que necesita y acuerde el resultado, dice Stacy Brown-Philpot, directora ejecutiva de TaskRabbit. Sea específico (¿significa ASAP mañana o hoy a las 5 p.m.?) Y no asuma que alguien va a hacer la tarea como usted lo haría naturalmente. Diferentes generaciones usan diferentes herramientas, dice Pollak. Si desea que alguien escriba a mano una nota de agradecimiento en lugar de enviar un correo electrónico, dígalo precisamente.

Muestre, no lo diga. Demuestre cómo se ve el éxito. Escuchar una llamada de ventas y escuchar exactamente lo que dice y cómo responde suele ser un mejor entrenamiento que cualquier guión, dice Pollak. O dele a su compañero de trabajo cinco ejemplos de cómo se ve la excelencia y ejemplos de lo que no debe hacer. Después de que esta persona lo haya seguido durante algún tiempo, dice Scala, sea franco y pregunte: ¿Se siente cómodo ahora para hacerlo usted mismo?

Anuncie las ventajas de cada tarea. Seamos honestos: pocas personas están entusiasmadas con la idea de reservar una sala de conferencias u organizar una sala de suministros. Incluso si tu solicitud no es sexy, exprésala con entusiasmo. La gente tiene hambre de aprender y de ayudar cuando la solicitud se posiciona como una oportunidad, dice Dufu. Por ejemplo, si necesita que alguien tome notas en una reunión ejecutiva, diga: Esta reunión es una oportunidad para que pueda ver la política de esta empresa. Me encantaría que asistieras y tomaras notas. Howard agrega un recordatorio: ser un delegador no es ser un dictador. Sea amable al respecto.

Evaluar si está funcionando

Decide cómo vas a registrarte. Una vez que haya transferido la propiedad, determine cómo recibirá las actualizaciones. Configure algo que funcione con sus dos personalidades, dice Nirdlinger. Cree una línea de tiempo y sea específico sobre lo que espera en cada punto de control, dice Brown-Philpot.

Solucione problemas juntos. Si la delegación no va bien, sea sincero sobre lo que no funciona. Haga una serie de preguntas honestas: ¿Tenía toda la información que necesitaba? ¿Necesitas formación? ¿Es esto algo con lo que te sientes cómodo? Participe en la solución para convertir la conversación de defensiva a táctica, dice Nirdlinger.

Ruede con él. De vez en cuando, solo tienes que ceder. A veces no puedo articular mi visión de una manera comprensible, dice Howard. Tienes que estar abierto a la forma en que otras personas hacen las cosas y hacer ajustes a lo largo del camino. Incluso si la tarea no se hizo a la perfección, si le dio tiempo para concentrarse en otro proyecto importante o salir lo suficientemente temprano para ir al gimnasio o acomodar a los niños, es una victoria definitiva.