Necesitas vacaciones. Tu cerebro necesita unas vacaciones. Las investigaciones muestran que el tiempo de inactividad lo hace más productivo, menos propenso al agotamiento y un empleado más feliz y saludable, dice la economista Caroline Webb, autora de Cómo tener un buen día (; amazon.com ). Las personas que se toman vacaciones son más efectivas a su regreso y tienen más probabilidades de recibir promociones y aumentos, agrega. Sin embargo, el 52 por ciento de los estadounidenses no usa todos sus días de vacaciones, según una investigación de la Asociación de Viajes de EE. UU. Las principales razones citadas: temen parecer reemplazables y se sienten incómodos confiando en sus colegas. A continuación, le indicamos cómo evitar esa trampa y disfrutar de su tiempo libre.

1. Solicite tiempo libre lo antes posible.

El madrugador obtiene la primera elección de fechas. Además, tener suficiente tiempo para planificar su ausencia le permite ser más estratégico a la hora de delegar y organizar su trabajo. Una idea para impulsar la camaradería en las vacaciones: elija sus días de manera colectiva. Esto les da a los gerentes la oportunidad de animarse a tomar vacaciones y cubrirse unos a otros en la oficina. No debería haber quejas cuando alguien pide tomarse unas vacaciones, dice Laura Vanderkam, autora de Fuera del horario: siéntete menos ocupado mientras haces más cosas (; amazon.com ). Pregunte: ¿Cómo dividimos el año para que siempre haya cobertura? ¿Cuándo son las épocas más concurridas del año? ¿Cuándo son las vacaciones escolares y las vacaciones? ¿Quién no debería estar fuera de la oficina al mismo tiempo?

2. Elija su equipo de respaldo.

Con su gerente, decida quién debe cubrirlo mientras está fuera. Asigne una persona de contacto y reclute a varios colegas para que se encarguen de diversas tareas. Si dirige el departamento, considere esto como una oportunidad para capacitar a las personas para que prueben nuevas habilidades o capaciten en aspectos de su trabajo, dice Vanderkam. También es una gran prueba para alguien a quien está considerando promocionar. Toque a aquellos que han estado pidiendo responsabilidades adicionales y evite a aquellos que ya podrían estar abrumados por otros proyectos.

3. Comparta su programa de vacaciones.

Con un mes de anticipación, informe a sus clientes, proveedores y colegas clave cuando se ausentará. No intente ocultar su tiempo de vacaciones, dice Webb. Tenerlo claro permite a todos hacer un plan que minimiza la incertidumbre estresante. Envíeles una nota con las fechas de sus vacaciones y el plan de cobertura y pregunte: ¿Qué debemos hacer antes de esa fecha? ¿Qué podemos empujar hasta que esté de vuelta?

4. Priorice sus tareas pendientes.

Automatiza lo que puedas. Puede programar publicaciones de blog, boletines de clientes e incluso correos electrónicos. Luego, haga una lista de lo que debe lograr antes de partir. Kate Northrup, autora de Haz menos (; amazon.com ), sugiere hacerse tres preguntas. Primero: ¿Es necesario hacer esto? Esto puede ayudarlo a darse cuenta de lo que es realmente esencial, dice. Segundo: ¿Tengo que hacer esto yo? Si la respuesta es no, ¿a quién se le puede pedir que lo haga? Tendemos a sobreestimar la cantidad de tiempo que tenemos y subestimar a los otros jugadores en nuestras vidas, dice Northrup. Tercero: ¿Es necesario hacer esto ahora o puedo esperar hasta que regrese? Omita o delegue cualquier cosa que no pase y dígale a su jefe y a su equipo las tareas que terminará antes de irse.

5. Prepare sus copias de seguridad.

Una semana antes de sus vacaciones, revise con su equipo de respaldo una lista detallada de grandes proyectos y tareas diarias que requerirán información o ejecución. Almacene los archivos necesarios en una ubicación central y accesible, como Google Drive o Dropbox, dice Laurie Palau, coach organizacional y autora de Hot Mess: una guía práctica para organizarse (; amazon.com ). Muestre a sus respaldos lo mejor: llévelos a reuniones importantes y preséntelos a los clientes o colegas con los que trabajarán en su nombre.

6. Escriba un mensaje de fuera de la oficina.

No omita esta tarea. Mantenga su respuesta automática breve y concisa: mencione los días que estará fuera y la persona a la que enviará un correo electrónico con sus consultas. (No tiene que ser inteligente. No necesito saber que 'finalmente se está tomando unas vacaciones muy necesarias', dice Vanderkam). Si hay preguntas que le hacen constantemente por correo electrónico, por ejemplo, ¿Cómo solicito una subvención? Incluya enlaces a páginas web con respuestas o cree un documento de preguntas frecuentes. Cualquier cosa que pueda hacer para evitar el exceso de correos electrónicos hará que la transición sea más sencilla en el futuro.

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7. Cree reglas para trabajar durante las vacaciones.

Si bien desconectarse por completo tiene muchos beneficios, no siempre es realista. Tal vez su objetivo sea estar presente con sus compañeros de viaje pero accesible para períodos cortos. ¿Qué funcionará mejor para sus vacaciones? Si sus hijos adolescentes duermen hasta tarde, puede revisar el correo electrónico todas las mañanas durante 30 minutos. Si está en un viaje por carretera, puede recibir llamadas durante un largo período de tiempo de conducción. Antes de irse, establezca con su equipo cómo y cuándo se registrará y sobre qué desea recibir actualizaciones. Sea lo más específico posible: ¿Qué deben hacer si algo sale mal? ¿Cuándo deberían tocar la base? Si establece límites claros, la gente se organizará en torno a ellos, dice Northrup. Cíñete a tus reglas: cuando se acabe esa ventana de tiempo, deja de trabajar. Eso evitará que su familia o compañeros de viaje se sientan infelices y que su equipo se sienta como si estuviera microgestionando sus vacaciones, dice Vanderkam.

8. Empaque un cuaderno.

Cuando su cerebro se toma un descanso del trabajo y toma decisiones constantemente, procesa y consolida toda la información que ha recibido y comienza a hacer conexiones, dice Webb: cuando 'duerme' en algo, se siente más tranquilo y más capaz de abordar un problema. Multiplique eso por cinco días y verá cómo regresará con un enfoque fresco y una nueva motivación. Es probable que obtenga información valiosa o descubra ideas valiosas mientras está fuera. Tenga un cuaderno o un diario con usted para capturar sus pensamientos y poder consultarlos cuando regrese.

9. Construya un búfer.

Si tiene control sobre su calendario, evite programar un bloque de reuniones en su primer día de regreso. Y aunque su bandeja de entrada lo llamará, no intente ponerse al día con el correo electrónico de inmediato. Es más eficiente hablar con todas las personas con las que trabaja, ya sea en persona o por teléfono, y preguntarles: '¿Qué me perdí? ¿Qué necesita mi atención primero? ”, Dice Vanderkam. Si alguien le ha enviado algo urgente por correo electrónico, es probable que se comunique con usted.

10. Controle la avalancha de correos electrónicos.

Una vez que se haya acomodado de nuevo, acceda a su bandeja de entrada. Ordene sus correos electrónicos para que primero lea los de remitentes VIP: su jefe, un cliente destacado, etc. Luego, ordene por fecha de recepción. Haga un pase rápido para los correos electrónicos que requieren una respuesta para tener una lista clara de tareas pendientes; Archiva todos los que te hayan copiado. A continuación, elimine por lotes las promociones, los boletines y el correo basura (la clasificación por remitente acelera este proceso). Y finalmente, tómatelo con calma. ¿Responder un correo electrónico mañana en lugar de hoy pondrá en peligro su carrera? Creamos mucho drama y ansiedad por tener tareas pendientes sin revisar o correos electrónicos no leídos, dice Northrup, pero debe sentirse cómodo con el hecho de que nunca habrá un día en el futuro en el que llegue a todos los elementos. Tómatelo con calma, hazte un recuerdo y saborea el brillo de tus vacaciones.