CÓMO ESCRIBIR CORREOS ELECTRÓNICOS EFICACES EN EL TRABAJO »WIKI ÙTIL

Si alguna vez ha recibido un correo electrónico de un colega con instrucciones demasiado detalladas, solicitudes confusas o camino Si se incluyen demasiados destinatarios innecesarios, ya conoce la importancia de una comunicación eficaz por correo electrónico en el trabajo. Los correos electrónicos enviados sin organización o pensamiento pueden obstruir el flujo de trabajo, generalmente molestar a las personas y causar una falta de comunicación que de otro modo podría evitarse.

Entonces, ¿cómo se elabora un correo electrónico claro y eficaz que logre el equilibrio adecuado entre detallado y conciso? ¿Uno que aborde todos los temas adecuados para todas las personas adecuadas involucradas? Primero, debe saber cuándo se debe enviar algo por correo electrónico, en lugar de un mensaje directo, reunión en persona , o llamada telefónica . Los correos electrónicos son ideales para enviar listas de instrucciones más extensas, registrar un proyecto o compartir archivos. La comunicación por correo electrónico también garantizará un registro escrito de cualquier conversación importante a la que deba consultar más adelante. Aquí hay seis cosas que todos los redactores de correo electrónico efectivos hacen antes de presionar 'enviar'.

1. Maximice la línea de asunto

Lo primero es lo primero, querrá adaptar la línea de asunto al mensaje y / o su respuesta. ¿Estás escribiendo a alguien que te envió un correo electrónico la semana pasada? No muestre un mensaje antiguo que no esté relacionado y presione 'responder'; es posible que su destinatario haya olvidado exactamente lo que le escribió hace una semana. Ayúdelos a orientarlos y redacte una respuesta con una nueva línea de asunto que refleje el nuevo tema o su respuesta a su mensaje (por ejemplo, Información de antecedentes sobre nuestro cliente más reciente, Jane Doe o Direcciones a nuestra nueva casa en Cleveland), dice Peggy Duncan, una experto en productividad personal en Atlanta. Será menos probable que confunda al destinatario y su mensaje será más fácil de encontrar más adelante.

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En segundo lugar, sea específico. Por ejemplo, aquí hay una línea de asunto incorrecta / vaga: reunión de personal. Ahora, aquí hay uno mejor: traiga este archivo adjunto a las 2 p.m. reunión de personal. Cuando incluyes detalles, como una acción que se necesita o los detalles de dónde y cuándo, ayudas al destinatario a medir instantáneamente la importancia de tu mensaje, dice Marsha Egan, autora de Inbox Detox y el hábito de la excelencia en el correo electrónico (; amazon.com ). También les ayudará a recordar completar la tarea requerida.

¿No estás seguro de cuál debería ser el tema? Piense en las palabras clave que usaría si tuviera que encontrar el correo electrónico más tarde, dice Nick Morgan, autor de ¿Puedes escucharme? Cómo conectarse con personas en un mundo virtual (; amazon.com ).

2. Proporcione instrucciones detalladas

La claridad de las instrucciones escritas puede hacer o deshacer la efectividad de un correo electrónico de trabajo. Si está asignando tareas respectivas a un grupo de personas, divídalas por persona y use viñetas para ayudar a todos a saber exactamente en qué necesita ayuda de cada una de ellas, específicamente.

3. Elija los destinatarios con cuidado

Escriba el correo electrónico antes de agregar los destinatarios, dice Vanessa Van Edwards, autora de Cautive la ciencia de tener éxito con las personas (; amazon.com ). Esto no solo evitará el temido envío accidental, sino que también le permitirá agregar destinatarios según el contenido del correo electrónico. ¿Quiere evitar esas largas cadenas de correo electrónico de varias personas? Si necesita que varias personas comenten sobre algo, como un documento, considere la posibilidad de crear un archivo que se pueda compartir (como un documento de Google), donde todos puedan proponer cambios en un espacio sin enviar mil correos electrónicos.

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4. Cortar el lenguaje agotador

¿Enviar un correo electrónico sobre un problema que debe solucionarse? En lugar de volverse poético acerca de lo fastidioso que es o de quién es la culpa, concéntrese en la accion necesaria para solucionar un problema. Por ejemplo, en lugar de decir: 'El cliente tiene un problema con nuestra presentación y será difícil de solucionar', intente 'Me encantaría su ayuda para solucionar algo que el cliente mencionó en nuestra llamada'. Esto hará dando retroalimentación negativa o solicitando tareas desagradables a través del correo electrónico más efectivo.

5. Incluya instrucciones de respuesta

Incluso cuando su correo electrónico no requiera una respuesta (estaré en una cita con el médico durante las próximas dos horas o puede entregar su informe mañana en lugar de hoy), muchas personas se sienten obligadas a reconocerlo con un OK o un agradecimiento. Dale a esta gente una salida fácil. Si no desea recibir una respuesta, incluya 'No es necesario responder' al final de su mensaje, dice Duncan. Ahorra tiempo en ambos extremos y evita que los correos electrónicos inútiles se abarroten en las bandejas de entrada. Además, no dude en escribir gracias de antemano cuando le haga una pregunta a alguien. Evitará que te sientas tentado a enviar un agradecimiento de una línea cuando la persona te responda.

6. No sea demasiado personal

Los correos electrónicos son para hechos, no sentimientos, dice Egan. Debido a la falta de inflexión de voz y lenguaje corporal en la correspondencia digital, ciertos sentimientos (cómo se siente por un compañero de trabajo, qué pensaba de la fiesta de su vecino) pueden malinterpretarse fácilmente. Si desea plantear un tema delicado (o menos que positivo), llámelos en su lugar.