Ya sea que su correspondencia sea personal o profesional o no, todos somos culpables de cometer un paso en falso por correo electrónico de vez en cuando. (¡Si pudiera borrar el recuerdo de haber reenviado ese correo electrónico inapropiado a la persona equivocada!) La próxima vez que redacte un mensaje para las masas, siga estos mandamientos de etiqueta de correo electrónico para evitar un percance de comunicación digno de vergüenza.

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1 Responder a todos con precaución

No responda a todos a menos que cada persona en esa lista de distribución necesite saber lo que necesita decir, dice Aimee Symington, CEO de Finesse Worldwide. Ella sugiere revisar los nombres en la lista y responder solo a aquellos que realmente requieren su respuesta. Eso puede significar responder solo al remitente oa tres de los siete destinatarios. Y si su gerente o colega quiere que lo copien en algo, respete su solicitud.

Las respuestas reflexivas pueden ahorrar tiempo a los demás. Ya sea por motivos comerciales o sociales, la gente comenzará a molestarse con un flujo de correos electrónicos insignificantes porque tienen que detenerse para abrirlos, dice Diane Gottsman, fundadora de la Escuela de Protocolo de Texas. Así que piénselo dos veces antes de responder a todos con No puedo asistir, la próxima vez que lo inviten a un brunch.

2 Nunca deje una línea de asunto en blanco

Una buena línea de asunto ayuda a los destinatarios a priorizar el correo electrónico, dice Lizzie Post, copresentadora del podcast Awesome Etiquette. Hagas lo que hagas, no lo dejes en blanco. Cuando elabore una línea de asunto, hágalo específico y conciso, y observe su ortografía y gramática. Es lo primero que nota una persona, dice Post.

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Debido a que una línea de asunto debe reflejar el contenido del correo electrónico, los expertos recomiendan actualizar la línea de asunto a medida que fluye la conversación. Evite las líneas de asunto que puedan restar importancia a la urgencia de un correo electrónico (piense: una pregunta rápida para encabezar un problema laboral importante) o hacer que alguien pierda un mensaje que cree que ya ha leído, explica Gottsman. Ella sugiere comenzar un nuevo hilo si un correo electrónico se ha desviado demasiado del mensaje original.

3 Responda con prontitud

Si bien los expertos no se ponen de acuerdo sobre un tiempo de respuesta adecuado para los correos electrónicos, están de acuerdo en que casi todos los correos electrónicos merecen una respuesta. Si una respuesta simple (Entendido, gracias o Suena como un buen plan) es suficiente, intente responder tan pronto como lea un correo electrónico.

A veces, un correo electrónico requerirá información que podría tardar varios días en recopilarse, pero eso no significa que pueda dejar a la gente colgada. Hágales saber que recibió su correo electrónico y se comunicará con ellos cuando pueda, dice Symington.

Y recuerde usar un mensaje de respuesta automática si está de viaje o fuera de la oficina , agrega, para que otros sepan que no deben esperar una respuesta.

4 Adelante con precaución

Asegúrate de reenviar a las personas adecuadas por los motivos correctos, dice Post. Antes de reenviar, evalúe la confidencialidad del contenido, que incluye los archivos adjuntos y los nombres y la información de contacto de todas las personas asociadas con el mensaje. Algunas personas prefieren que su información de contacto permanezca privada. Si un hilo contiene demasiados puntos detallados de una discusión, comience un nuevo correo electrónico.

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5 Dile a alguien si ha sido pirateada

Todos hemos estado allí. Un virus se afianza y, antes de que nos demos cuenta, enviamos spam al abuelo con enlaces que harían sonrojar a cualquiera. Si recibe lo que obviamente es un virus, notifique a la víctima que podría no estar al tanto de lo que está sucediendo. Simplemente diga: 'Quería informarle que esto está sucediendo', dice Symington. Eso es algo agradable de hacer.

6 Respete el arte de enviar correos electrónicos

A usted le importa causar una buena impresión en persona, así que ¿por qué no mantener su perfil de correo electrónico al mismo nivel? El correo electrónico es un reflejo de ti y debe escribirse como una carta más que como un texto, sin dejar de tener en cuenta la brevedad, dice Symington. Revise su ortografía, gramática y puntuación. Todo en mayúsculas indica que estás gritando y todo en minúsculas significa que eres un vago. Demasiadas fuentes, colores y caras sonrientes pueden ser irritantes, agrega.

Sea amigable sin tratar de exagerar el humor. Erra por el lado de la precaución incluso si tienes sentido del humor, dice Gottsman. El tono se confunde con demasiada frecuencia en el correo electrónico y no querrás parecer poco profesional porque alguien no entiende tu broma.

7 Recuerde: no hay correo electrónico en la cena

Una cosa es si vas a tener una comida informal con una pareja (y la noche de la cita es mañana), pero no revises el correo electrónico en una cena, dice Post. En cuanto a las reuniones en la oficina, depende. Si los colegas llevan teléfonos o computadoras portátiles a las salas de conferencias para acceder al correo electrónico durante las reuniones, probablemente esté bien. Tenga en cuenta que las culturas de la empresa van a tener diferentes políticas en torno al correo electrónico, dice. Conozca la naturaleza del correo electrónico en su trabajo para que sea apropiado.