Paso 1: Tire los recibos verificados y los resguardos de los cajeros automáticos

Casi todos sus documentos financieros se pueden dividir en tres categorías: registros que necesita conservar solo durante el año calendario o menos, documentos que necesita guardar durante siete años (el período típico durante el cual su declaración de impuestos puede ser auditada), y papeles que deberías conservar indefinidamente.

Por ejemplo, ¿realmente necesita guardar todos esos recibos de retiros en cajeros automáticos? No. Una vez que haya verificado la información tal como aparece en su cuenta en línea o en su estado de cuenta mensual, puede tirar el comprobante del cajero automático. Lo mismo se aplica a los comprobantes de depósito y los recibos de tarjetas de crédito. No guarde los recibos de venta de compras menores después de haber utilizado satisfactoriamente el artículo varias veces o de que la garantía haya expirado. Guarde los recibos de compras importantes (cualquier artículo cuyo costo de reemplazo exceda el deducible de su seguro de propietarios o inquilinos).

Poco después del final del año calendario, probablemente podrá tirar (o de manera más segura, triturar) una gran cantidad de papel adicional, incluidos los talones de su cheque de pago, los estados de cuenta mensuales de la tarjeta de crédito y la hipoteca, las facturas de servicios públicos (si no lo están). necesarios para las deducciones comerciales) e informes mensuales o trimestrales de las empresas de corretaje y fondos mutuos del año anterior.

'Por lo general, la actividad de todo el año se enumera en detalle en su declaración final de fin de año, lo que hace que todas las demás declaraciones sean redundantes', dice Ed Slott, CPA en Rockville Center, Nueva York. Su talón de pago final y el formulario W-2, por ejemplo, documentan todas sus ganancias del año si trabaja para otra persona; Si trabaja por cuenta propia, sus formularios 1099 hacen lo mismo por usted. Del mismo modo, la mayoría de las empresas de inversión y algunos emisores de tarjetas de crédito envían estados de cuenta completos en enero. 'Conserve las actualizaciones mensuales hasta que las concilie con los resúmenes de fin de año', dice Slott.

Paso 2: Conserve las declaraciones finales hasta por siete años

Sin embargo, deberá conservar esos extractos finales de la tarjeta de crédito, junto con sus formularios W-2 y 1099, durante al menos tres años y, preferiblemente, durante siete. El Servicio de Impuestos Internos tiene hasta tres años a partir de la fecha en que presenta su declaración de impuestos para examinarla en busca de errores y hasta seis años para realizar una auditoría si existe alguna razón para sospechar que declaró menos de sus ingresos brutos en un 25 por ciento o más. (No existe un estatuto de limitaciones para cualquier persona que haya cometido fraude deliberadamente). De hecho, tendrá que guardar toda la documentación que respalde su declaración hasta que se cierre el período de auditoría. Entre los documentos adicionales que debe conservar: cheques cancelados y recibos de todos los gastos comerciales deducibles (como los de entretenimiento, equipo de oficina en el hogar y cuotas profesionales), contribuciones a la cuenta de jubilación, donaciones caritativas, facturas de cuidado de niños, - Gastos médicos de bolsillo, pensión alimenticia y pagos de intereses hipotecarios e impuestos prediales.

A menos que haya presentado una declaración falsa a sabiendas, puede deshacerse de estos documentos de respaldo después de tres a siete años, dependiendo de cuán sencilla sea su situación fiscal.

Pero no descarte las declaraciones de impuestos reales o los resúmenes de fin de año de sus cuentas de inversión, incluso después de que las posibilidades de una auditoría hayan desaparecido. Estos documentos no ocupan mucho espacio y pueden resultar muy útiles para la planificación financiera futura.

A los efectos del seguro, también querrá conservar los recibos de compras importantes y los recibos que muestren cuánto ha pagado por mejoras en el hogar de forma indefinida, tanto para satisfacer a los compradores potenciales como para reducir los posibles impuestos sobre las ganancias de capital cuando venda su casa. Es de vital importancia conservar los comprobantes de confirmación que muestran las designaciones de los beneficiarios y el precio de compra de las acciones, los fondos mutuos y cualquier otra inversión que posea; Conserve estos registros indefinidamente porque algún día, dice Slott, 'usted o sus herederos tendrán que saber exactamente cuánto pagó para determinar el beneficio de su inversión a efectos fiscales'.

Paso 3: Dé un hogar a sus documentos

Si tiene una habitación o un rincón libre que pueda designar como el lugar donde se ocupa del papeleo, genial; si no, un cajón, armario o armario donde pueda guardar las facturas y los registros actuales, situado cerca de una mesa en la que pueda escribir cheques, será suficiente. En cuanto a los suministros, encontrará carpetas o sobres manila que serán útiles para archivar los papeles, al igual que un archivador o una caja de cartón para guardar los registros.

Guarde su testamento, certificados de nacimiento y matrimonio, pólizas de seguro, escrituras de propiedad y otros registros permanentes en un lugar seguro pero accesible cerca de sus otros documentos financieros, para que usted y sus herederos siempre puedan obtenerlos rápidamente, si es necesario. .

Paso 4: Sea sistemático

Tenga un plan para procesar todo el papel. Elija un lugar donde colocará las facturas, por ejemplo, un sobre manila, un cajón o una caja de entrada de plástico o un clasificador, y arroje cada sobre a medida que llegue por correo. Luego, cuando te sientes a pagar tus facturas, tendrás todo el papeleo que necesitas en un solo lugar.

Ahora aquí está la clave: una vez que haya pagado la factura o revisado el estado de cuenta, preséntelo inmediatamente. 'Su objetivo debe ser tocar un trozo de papel el menor número de veces posible, en lugar de pasarlo de una pila a otra', dice Paula Boyer Kennedy, planificadora financiera de la oficina de Ernst & Young en Minneapolis. Si vuelves a guardar la cuenta en el cajón después de pagarla, encontrará amigos, se aparearán y producirán descendencia. Muy pronto, tendrás una verdadera camada '.

Una vez más, todo lo que necesita es un sistema de archivo muy rudimentario. El método más simple es tirar todo lo que está relacionado con los impuestos en un solo receptáculo tan pronto como haya terminado: un cajón, un archivador, un archivo de acordeón de papel o incluso una caja de zapatos es suficiente. De esa manera, cuando esté listo para completar su declaración de impuestos, tendrá toda la documentación que necesita a su alcance. Alternativamente, puede configurar un sistema un poco más organizado desde el principio, con carpetas de archivos separadas para las principales categorías de su vida. Por ejemplo, puede etiquetar sus carpetas por el tipo de cuenta (extractos de tarjetas de crédito, estados de cuenta de corretaje, facturas de servicios públicos, etc.) o por categoría de impuestos (gastos comerciales deducibles, contribuciones caritativas, etc.) o por objetivo financiero ( vivienda, jubilación, fondo universitario, etc.). Al principio, esto puede llevar más tiempo, pero a la larga ahorrará tiempo.

Paso 5: Aborde la acumulación

Una vez que tenga un sistema en su lugar, todavía tiene que lidiar con todas las pilas que ya ha acumulado. En lugar de lanzar una reorganización masiva, comience clasificando una pila pequeña a la vez. Puede dedicar media hora al día para examinar papeles viejos, tal vez mientras mira las noticias o escucha música.

Se sorprenderá de la diferencia que hace una pequeña organización. 'La gente no se da cuenta de cuánto paga como resultado de tener sus papeles financieros en desorden: un cargo tardío en la tarjeta de crédito aquí, una deducción fiscal perdida allá', dice Stephanie Denton, una organizadora profesional en Cincinnati. Aún mayores, sin embargo, pueden ser los beneficios mentales y económicos a largo plazo. Una vez que esté organizado, 'puede concentrar su energía mental en las cosas realmente importantes, como sus inversiones y sus objetivos financieros', dice Terry Savage, autor de La salvaje verdad sobre el dinero ( amazon.com ). 'Poner en orden sus papeles financieros paga grandes dividendos en su tranquilidad'.