Todos confiamos en el correo electrónico para la correspondencia instantánea y la seguridad de que nuestro paquete de Amazon está, de hecho, en camino. Pero es seguro decir que, a pesar de todos sus loables beneficios, su bandeja de entrada de correo electrónico puede convertirse rápidamente en la pesadilla de su existencia si no se controla. Y ver una bandeja de entrada desordenada es un factor estresante inmediato para casi todos.

Revisar regularmente el correo electrónico es una tarea diaria que es imposible de evitar, y no importa cuán diligente sea al presionar 'responder a todos', administrar una bandeja de entrada de correo electrónico en aumento es más fácil de decir que de hacer. Y si es menos diligente, como en, es más propenso a dejar que su los correos electrónicos se acumulan sin dirección : Es probable que la falta de organización de la bandeja de entrada (y la ansiedad de estar endeudado con el correo electrónico) afectando su productividad más de lo que te das cuenta. Afortunadamente, hay una forma de salir del caótico agujero de la bandeja de entrada. En un esfuerzo por administrar mejor nuestras ingobernables bandejas de entrada, recurrimos a los profesionales de la productividad para obtener trucos de administración de correo electrónico que ahorran tiempo (léase: salvan vidas) y que nos acercarán mucho más a la aparentemente esquiva Inbox Zero.

RELACIONADOS : 6 cosas que todos los correos electrónicos de trabajo efectivos tienen en común

Artículos relacionados

1 Verifique el correo electrónico por solo 15 minutos a la vez

Según el experto en productividad y fundador de Prensa Inkwell , Tonya Dalton, puede maximizar su productividad revisando los correos electrónicos en breve, Ráfagas de 15 minutos . 'Te sorprendería saber cuántos correos electrónicos puedes leer y responder en un corto período de tiempo cuando revisas tu bandeja de entrada por lotes', dice. 'La clave es configurar un temporizador, para que sepa cuándo han terminado sus 15 minutos y cuándo es el momento de pasar a otro trabajo'.

La mejor manera de limpiar la cortina de la ducha

2 Programar bloques de tiempo para correos electrónicos

En la misma línea, acostúmbrese a programar bloques de tiempo designados (de 15 minutos aproximadamente) simplemente para verificar el correo electrónico. Leer los correos electrónicos de forma continua a medida que llegan en cascada a su bandeja de entrada, en última instancia, obstaculiza la productividad. Para las profesiones en las que la comunicación constante es fundamental, es posible que establecer un horario no sea realista. Pero si analiza detenidamente su trabajo, es posible que descubra que es posible designar un tiempo para leer el correo electrónico, por ejemplo, cada 60 o 90 minutos. Establezca alertas en su calendario hasta que esté en una rutina. Si alguien realmente necesita comunicarse contigo, te enviará un correo electrónico nuevamente, enviar un mensaje directo , o llamar. Si hojea los correos electrónicos en su teléfono, marque aquellos de los que necesita hacer un seguimiento como no leídos para que no se olvide de responder más tarde.

RELACIONADOS: Olvídese de la gestión del tiempo Atención La gestión es el mejor camino hacia la productividad

3 Utilizar la carpeta de borradores a propósito

No dejes que tu casilla de correo electrónico se convierta en una lista de tareas pendientes, algo en lo que trabajes de arriba hacia abajo ', dice Charles Duhigg, periodista y autor de best-sellers de Más inteligente, más rápido, mejor . Es la peor lista de tareas pendientes posible, porque literalmente todos pueden agregar algo más.

Cree su propia lista de tareas pendientes de correo electrónico abriendo solo aquellas que necesitan su atención. Busque correos electrónicos importantes que requieran respuestas inmediatas (por ejemplo, para proyectos prioritarios o de su jefe). y abra esos mensajes solamente, o presione responder. Mantenga abierta la ventana de respuesta en su computadora o deje el borrador pendiente en la carpeta de borradores. Ahí está tu lista de tareas pendientes: esta pila de respuestas. Utilice su tiempo de correo electrónico prescrito para escribir respuestas reflexivas y convincentes, en lugar de intentar analizar una gran cantidad de cosas menos relevantes. De esa manera, su objetivo puede ser lograr una carpeta de borradores vacía, en lugar de una bandeja de entrada impecablemente vacía.

4 Reciba correos electrónicos en lotes

Si no puede evitar verificar cada vez que escuche un ping, una manera fácil de administrar el constante aluvión de correos electrónicos en su bandeja de entrada (y frenar las distracciones) es usar una herramienta como la Bandeja de entrada El complemento para Gmail podría evitarle distracciones constantes. Agrupa sus correos electrónicos y se los envía en oleadas, pero solo en el momento exacto que elija.

5 Darse de baja sin piedad

Eliminar los boletines informativos irrelevantes y las notificaciones de ventas uno por uno puede dar la ilusión de productividad, pero revisar el mismo correo basura semana tras semana solo aumenta la ineficiencia del correo electrónico. 'Por ley, todos los boletines deben incluir un enlace para cancelar la suscripción', dice Dalton. 'Tómese el tiempo para hacer clic en ese enlace para enviar su solicitud de cancelación de suscripción. Es una inversión de 10 segundos que dará sus frutos en forma de una bandeja de entrada más limpia '.

es 5 dólares una buena propina para la entrega de pizza

Dalton también señala que no es necesario registrarse en una aplicación o servicio para cancelar la suscripción por correo electrónico para eliminar el desorden de su bandeja de entrada. 'Muchos de esos programas terminan vendiendo su dirección de correo electrónico a otras empresas para que sigan funcionando', añade.

RELACIONADOS: Cómo limpiar tu teléfono

6 Activar la función de vista previa

Utilice la función de vista previa de su programa de correo electrónico, si tiene una (la mayoría la tiene). Esto le permitirá echar un vistazo a las primeras líneas de un mensaje en una ventana separada, por lo que no tendrá que abrirlo por completo para leerlo y podrá eliminar la basura al instante. (Bonificación: esto también reduce sus posibilidades de abrir un mensaje con un virus adjunto).

7 Toque Correos electrónicos solo una vez (y use las cinco D)

Dalton sugiere tomar medidas tan pronto como abra un mensaje teniendo en cuenta las 5 D: hacer, delegar, eliminar, aplazar y designar. 'Envíe rápidamente los correos electrónicos que requieran menos de dos minutos de acción y delegue aquellos que requieran acción por parte de otra persona', dice. Anule la suscripción de inmediato y elimine los mensajes que no requieran acción, y posponga aquellas notificaciones que requieran más de dos minutos de acción para completarse. Por último, guarde los correos electrónicos que contengan información pertinente en una carpeta separada para que pueda localizarlos más fácilmente en el futuro.

El mejor sostén para senos pesados ​​en la parte inferior.

RELACIONADOS: Los 7 mandamientos de la etiqueta del correo electrónico que todos deben seguir

8 Las carpetas son tus amigas

Cuando usa su bandeja de entrada como almacenamiento predeterminado, rápidamente se convierte en un cajón de basura digital, lo que dificulta encontrar lo que necesita, dice Peggy Duncan , un experto en productividad personal en Atlanta. Puede ordenar los mensajes manualmente en carpetas, claro, pero aún mejor, puede configurar filtros automáticos que enruten los mensajes directamente a una carpeta preferida. Por ejemplo, las notificaciones de Facebook pueden ir directamente a una carpeta de redes sociales. Todos los mensajes del equipo de marketing se archivarán directamente en su archivo de iniciativas de marketing. (Gmail hace esto automáticamente, pero puede configurar un sistema similar con otros servicios de correo electrónico, como Microsoft Outlook). Una vez que todos los correos electrónicos de un tipo, como los boletines, se agrupan en su propia carpeta, puede seleccionarlos todos y eliminar los no deseados con un solo clic. Encuentre una configuración de clasificación automática de correo electrónico que funcione para usted y sus tareas pendientes, luego apéguese a ella.

9 Redactar una respuesta predefinida

Si recibe varios mensajes que contienen solicitudes similares, Dalton aconseja escribir una respuesta predeterminada que puede ajustar y personalizar ligeramente con cada respuesta de correo electrónico. 'Guarde la respuesta predeterminada como una de sus firmas de correo electrónico para que pueda completar automáticamente el cuerpo de sus correos electrónicos', dice. Genio, ¿verdad? (No olvide modificar para el destinatario y las circunstancias).

RELACIONADOS: Cómo hacer las cosas realmente mientras trabaja desde casa

10 Crear una cuenta de alias para ordenar el correo

Muchas plataformas de correo electrónico (incluido Gmail) le permiten crear cuentas de alias que se alimentan en una sola bandeja de entrada. 'Configuré mis cuentas de alias para ingresar en una sola carpeta', dice Dalton sobre la táctica que emplea para organizar facturas y otros documentos financieros críticos. 'No me ocupo de ninguno de esos correos electrónicos hasta el viernes por la mañana, cuando dedico tiempo a sentarme y ordenar todas mis finanzas'.

juegos de interior para fiesta de cumpleaños para adultos

11 Sólo. No lo hagas. Respuesta.

Ahí, se ha dicho. Este consejo va más allá de lidiar con el correo basura obvio, y obviamente no estamos perdonando a su jefe. Estamos hablando de ese mensaje de su compañero de trabajo dos escritorios más abajo. Duhigg sostiene que a menudo las personas hacen preguntas cuando probablemente pueden encontrar las respuestas por sí mismas. Y si no respondo, irán a buscar esas respuestas. ¿Cómo implementa este tipo de pensamiento sin sentirse grosero? Preocupándote más por ti y tu propio tiempo que por el tiempo de los demás (¡ah!). Un mantra para practicar: no hay ninguna razón por la que deba responder a las personas simplemente porque me envían correos electrónicos.

12 Repensar el sueño de la bandeja de entrada cero

Quizás esta no sea la perla de sabiduría adecuada para todos; hay algo intensamente satisfactorio para muchas personas en terminar y comenzar cada día con una bandeja de entrada limpia. Pero, para ti, tal vez esta expectativa no sea realista e incluso un poco asfixiante. Vaciar su bandeja de entrada religiosamente podría ser honestamente una pérdida de tiempo (y tal vez realmente sobre otra cosa), dice Duhigg. Pulsar eliminar, eliminar, eliminar puede ser satisfactorio o parecer productivo, pero ¿para qué molestarse? Él plantea la pregunta: ¿Lo estás haciendo porque te hace sentir bien o porque es realmente útil? Y si no es útil, tal vez no necesite una bandeja de entrada limpia, y tal vez debería dejar de usarla como barómetro del éxito.

RELACIONADOS: 8 consejos expertos de ordenación digital para reducir el tiempo frente a la pantalla