Existe una razón por la que la gestión del tiempo se ha convertido en un enfoque inalcanzable e insuficiente de la productividad para muchas personas. Tal vez considere que las habilidades de gestión del tiempo deficientes son su peor deficiencia, algo que lo frena en casa y en el trabajo. Pero, ¿por qué debería esperarse que alguien sea capaz de 'administrar' el tiempo? El tiempo es una construcción autónoma e indefinida y, por lo tanto, inherentemente inmanejable.

¿Cuántas veces te has dicho a ti mismo que ibas a haz esto A las 2 pm. Empiezas a hacer eso a las 2, pero llega un correo electrónico más urgente: cosa ! —Y necesitas responder. Entonces estás hipnotizado por tu bandeja de entrada llena de otros correos electrónicos ; bien podría responderlas mientras esa ventana está abierta. Un correo electrónico enlaza a un artículo que le recuerda otro artículo que su amigo le envió el otro día y que usted olvidó leer. Empiezas a leer y te das cuenta de que ya son las 2:28 y que solo has asignado una hora para hacer esa primera cosa. (Indique la ansiedad y el auto regaño).

No puede retrasar el reloj a las 2 p.m. o pausar el tiempo mientras recupera los 28 minutos perdidos de trabajo. Lo que tu lata en cambio, es replantear cómo cree que se debe lograr la productividad. En lugar de intentar (y fallar) mantener el tiempo, domine su atención —La capacidad de elegir cuándo y en qué se concentra (o no).

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Por qué la gestión del tiempo ya no es suficiente

'Siempre que expresemos nuestro camino hacia la productividad en términos de gestión del tiempo, siempre estaremos detrás de la bola ocho', dice Maura Thomas , experto en productividad y autor de Gestión de la atención .

Según Thomas, hay dos razones principales por las que la gestión del tiempo, como concepto, no se adapta a mucha gente. 'Uno, cuando decimos gestión del tiempo, nos da la ilusión de que realmente tenemos control sobre el tiempo, cuando en realidad no tenemos ninguno: el tiempo avanza sin importar lo que hagas', explica.

Dos, cuando la mayoría de la gente piensa en administrar su tiempo, su primer instinto es concertar una cita con ellos mismos (a las 9 a.m., voy a terminar mi análisis trimestral; a las 10:30, comenzaré a responder correos electrónicos). El problema, como señala Thomas, es que es fácil —lo más fácil— romper una cita contigo mismo. ¿Quién te va a detener?

El tiempo sigue siendo necesario e importante, pero no debería ser lo único a lo que encadene su sentido personal de productividad. Thomas recomienda utilizar su calendario solo para las cosas que tienen una 'fuerte relación con el tiempo'. Estas son sus citas con otras personas, eventos, plazos de entrega de proyectos.

Otras tareas que técnicamente no tienen una fecha límite, por las cuales usted no es realmente responsable ante otra persona, tienen una relación más débil con el tiempo. Para estos casos, claro, podría planear trabajar en algo a las 3 p.m., pero 'si no controla también su atención durante ese bloque de tiempo, no importa', dice Thomas. 'Siempre que finalice ese bloque de tiempo, la tarea no se realizará si no gestiona también su atención'.

'Si administrar el tiempo significa hacer citas contigo mismo en tu calendario, estamos fallando en eso y siempre hemos fallado en eso', dice. 'Pero la razón por la que fallamos ahora es porque tenemos muchas distracciones'.

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¿Qué significa gestionar tu atención?

A través de su investigación, escritura y experiencia en la enseñanza de la productividad, Thomas ha llegado a definir la gestión de la atención como 'una colección de comportamientos que le dan la oportunidad de reconocer dónde está su cabeza y [la capacidad] de cambiar al estado cerebral que es más relevante en el momento '.

La gestión de la atención no está completamente divorciada del concepto de tiempo o gestión del tiempo, ya que todos están interrelacionados. (Como admite Thomas, 'de alguna manera estamos hablando de semántica, pero las palabras que usamos son poderosas').

Pero como concepto, su propósito es cambiar su comprensión y estrategia para, cómo te motivas : En lugar de concentrarse en tratar de controlar el tiempo, algo que nadie puede controlar, puede concentrarse en practicar el control de su atención, algo que es muy factible (aunque con práctica y fuerza de voluntad). En pocas palabras, Thomas está decidido a recordarle a la gente que no están indefensos y a capacitarlos para recuperar el control de los días ocupados.

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Familiarízate con tu propia capacidad de gestión de la atención.

Para entender la gestión de la atención como un método de productividad, primero tenemos que entender cómo funciona la atención en sí, tanto a nivel general como personal. Volvamos a esos 'estados cerebrales' que mencionó Thomas, o los 'cuatro cuadrantes' de atención que ocupamos y entre los que nos movemos en cualquier momento del día.

Ella dice, 'si categorizamos libremente los diferentes estados cerebrales en los que podríamos estar, por supuesto que hay un número infinito, pero solo en categorías generales, son: 1) Reactivo y Distraído, 2) Concentrado y Consciente, 3) Soñando despierto o Mente errante y 4) Fluir.

1. Reactivo y distraído

Este es el espacio mental en el que la mayoría de las personas permanece durante el día, ya sea que usted sea un padre que se queda en casa o un consultor corporativo. En este estado, puede ser difícil para concentrarse, pero aún no tiene control sobre su entorno y permanece a merced de las distracciones: notificaciones por correo electrónico, pings de Slack, el teléfono suena, quiere leer un artículo interesante, alguien pasa por su escritorio para hacer una pregunta rápida, tiene hambre de un bocadillo o un niño interrumpiendo una tarea mientras trabajas en casa .

'Estamos cambiando de una cosa a otra ... y solo estamos realizando múltiples tareas, o, más exactamente, cambiando de tareas, a lo largo del día', dice Thomas. Puede comenzar un proyecto con la intención de llevarlo a cabo, pero una multitud de distracciones externas e internas tentaciones de procrastinar mantenerlo en un estado reactivo y distraído, lo que, como era de esperar, no es el cuadrante ideal de gestión de la atención para lograr una productividad óptima.

2. Centrado y consciente

'Este segundo cubo es una especie de polo opuesto', dice Thomas. La estado concentrado y consciente es uno en el que te estás concentrando activamente. Está poniendo esfuerzo en centrar toda su atención en una tarea (escribir y enviar un informe extenso por correo electrónico) o tal vez dedicar una cierta cantidad de tiempo y concentración a un conjunto de tareas (tomarse el tiempo para enviar varios correos electrónicos que ha estado poniendo apagado).

De cualquier manera, dice Thomas, en este cuadrante 'estás tomando medidas para asegurarte de que no te molestan, estás expulsando activamente otros pensamientos que se arrastran y mantienes tu atención durante un período prolongado de tiempo de una manera más cognitiva tarea exigente.

Este es el espacio de cabeza más obvio para aprovechar para ser su yo más productivo y eficiente. Thomas referencias Cal Newport , autor y profesor asociado de informática en la Universidad de Georgetown, que popularizó el término 'trabajo profundo' para describir el tipo de trabajo que ocurre en este estado.

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3. Soñar despierto o divagar

'Aquí es donde no estamos dirigiendo activamente nuestra atención a ningún lugar en particular, pero estamos resistiendo activamente las distracciones', explica Thomas. Dejas que tu mente divague y solo ser e intencionalmente dices 'no' a sacar tu teléfono para enviar un mensaje de texto, encender el televisor o incluso poner un podcast. Thomas se refiere a estos como momentos tranquilos o momentos `` intermedios '', en los que está esperando el autobús, en la fila para hacer un pedido en una cafetería o cruzando un estacionamiento para recoger su automóvil.

Puede parecer inofensivo, incluso inteligente (¡productivo!) Llenar estos momentos intermedios con actividad o distracción (¿por qué no eliminar algunos correos electrónicos mientras viaja en el ascensor?), Y a menudo puede serlo. Pero es importante encontrar el equilibrio, porque es durante estos pequeños espacios de la mente que vagan cuando suceden todas las cosas buenas.

'Este estado de ensueño es cuando tenemos conocimiento, cuando obtenemos ideas y cuando nuestra creatividad realmente sale a la luz', dice. No se puede ordenar a sí mismo tener una idea, una idea nueva o resolver un problema. Es solo en esos momentos tranquilos cuando esas cosas pueden suceder. De alguna manera nos hemos dado cuenta de que si no estamos haciendo, haciendo, haciendo, entonces no estamos siendo productivos. Pero en realidad, la verdad es exactamente lo contrario '.

4. Flujo

Y finalmente, está el flujo, el estado psicológico profundamente enfocado en el que su cerebro funciona de manera diferente que en cualquiera de los otros tres cuadrantes. Este concepto psicológico fue reconocido y nombrado por primera vez por el psicólogo húngaro Mihály Csíkszentmihályi, e implica una pérdida de uno mismo sin esfuerzo en la tarea de uno. 'Lo que significa cuando estás fluyendo es que la parte de tu cerebro que te reconoce en el tiempo y el espacio (tengo hambre, tengo frío, esto es aburrido, me pregunto si a alguien le gustó mi publicación de Instagram) desaparece ', Dice Thomas. 'Estás completamente inmerso en la tarea que tienes entre manos; es una absorción total en lo que estás haciendo '.

En otras palabras, sin siquiera darte cuenta, estás en la zona. El lugar mental perfecto para la productividad, ¿verdad? Pero hay un inconveniente: 'No puedes mandarte a fluir', dice Thomas, y agrega, sin embargo, que '[c] uando permaneces en el espacio mental concentrado y consciente durante un período prolongado de tiempo, es posible que tengas suerte lo suficiente para convertirse en flujo '.

`` Estos son los cuatro estados cerebrales en los que podemos agrupar nuestra actividad cerebral y, en última instancia, la gestión de la atención es la capacidad de reconocer en cuál te encuentras y luego cambiar conscientemente al que te servirá mejor en ese momento '', dice.

Cómo gestionar tu atención

Si el primer paso para dominar el manejo de la atención es cultivar la conciencia de dónde está tu mente en un momento dado, el segundo es reconocer qué estado cerebral es ideal para la tarea en cuestión y luego cambiarte intencionalmente a ese estado cerebral para lograrlo. hecho.

Es justo decir que 'concentrado y consciente', no el estado más prevalente de 'reactivo y distraído', es un lugar mental ideal para habitar en un día ajetreado. Pero, ¿cómo llegas a primera hora de la mañana cuando tienes sueño y tienes niebla? ¿O alrededor del mediodía cuando la pila de tareas en su plato es oficialmente abrumadora? O alrededor de las 3 p.m. ¿Cuándo tienes hambre, estás cansado y tus compañeros de trabajo (o tu familia) te molestan? Vuelve a tomar el control.

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'La gente me dice que necesitan hacer su trabajo, pero [no pueden hacerlo porque] la gente los interrumpe constantemente. La gente es siempre te voy a interrumpir ', explica Thomas. 'La única forma en que puede dejar de ser interrumpido es decirle a la gente que deje de interrumpirle durante un tiempo'.

Como dice Thomas: La atención es el antídoto contra la distracción. En lugar de dejar que las distracciones lo controlen, reconozca su propia agencia sobre ellas. 'Las dos técnicas más críticas para [empezar] a controlar su atención son controlar su entorno y su tecnología', dice. He aquí cómo.

Controla tu entorno

Una forma de hacer esto es crear señales que comuniquen a los demás que estás tratando de mantenerte enfocado. Podría ser una señal literal de no molestar; también podría ser ponerse auriculares; si tiene una oficina o un área de trabajo separada, podría estar cerrando la puerta; o podría ser todo lo anterior, si lo necesita. Sea cual sea la señal, sea explícito al respecto; no espere que el hecho de que tenga audífonos la gente sepa que significa no molestar. Tienes que decirles ', insiste Thomas. 'Cuando mi señal de no molestar está activada, eso significa que no me molestes a menos que sea realmente una emergencia. Ese es un ejemplo de cómo controlar su entorno. '

No es realista esperar tener una señal de 'no me molestes' durante todo el día, pero Thomas recomienda desconectarte para concentrarte profundamente durante, digamos, 20 minutos cada hora, o 90 minutos aproximadamente dos veces al día. día. 'La frecuencia y la duración dependen de ti, y depende de la naturaleza de tu trabajo o de cuánto te necesitan las personas que te rodean', dice.

Controla tu tecnología

Una vez que haya creado un entorno libre de distracciones, es hora de eliminar la distracción máxima: su dispositivo. Cada banner de notificación, número, punto, ping, DM, está diseñado para captar su atención. También hacen un buen trabajo, pero tú tienes más control del que crees.

'El segundo paso para controlar su entorno y su atención es cerrar su correo electrónico o pasar al modo fuera de línea o no molestar', aconseja Thomas. Sí, incluso si la tarea en la que está trabajando es el correo electrónico.

'Si tengo 50 [correos electrónicos] que tengo que responder, la única forma de hacerlo es si dejo de recibir mensajes nuevos', dice. 'De lo contrario, no llegaré a los 50 existentes, porque responderé el primero y luego habrá uno nuevo (y uno nuevo y uno nuevo)'. Dirija su atención solo a los correos electrónicos nuevos después ha respondido a los mensajes existentes que se propuso responder.

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Luego, oculte su teléfono y 'cualquier otra cosa a su alrededor que suene, haga ping, vibre o llame su atención', dice Thomas. Ponlo en No molestar, en silencio y boca abajo, o mejor aún, fuera de la vista en algún lugar. 'Los estudios demuestran que la sola presencia de nuestro teléfono nos distrae, incluso si está apagado y boca abajo'. (Que no cunda el pánico, puede revisar su teléfono y correo electrónico y los chats de Google y Twitter y todo lo demás cuando finalice el período de enfoque designado).

Si eres alguien a quien le gusta ruido de fondo , tenga cuidado con lo que elige escuchar. Podrías pensar en un podcast La oficina reposiciones o la música rap te ayudan a concentrarte, pero podría estar haciendo lo contrario.

`` Todos somos diferentes, pero los estudios muestran que, en general, eso distrae muchísimo. Lo que más distrae a la gente es el sonido de las voces de otras personas ”, dice Thomas. 'Si realmente quieres ruido, hazlo ruido: música clásica, sonidos de olas del océano, grillos o fuego crepitante'.

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Divida las tareas y designe puntos de parada

Cuando decida que es hora de hacer una tarea y ha eliminado las posibles interrupciones, hágalo, 'ya sea hasta que termine o hasta que llegue al punto de parada que determinó antes de comenzar'. Aquí es donde el tiempo y la atención van de la mano.

Si se trata de una gran tarea, divídala en pedazos alcanzables, cuya finalización se convierte en sus puntos de parada designados. Concéntrese en cada uno de ellos con toda su atención hasta que haya terminado. O configure un temporizador y decida que va a dirigir toda su atención a completar lo que pueda en ese período de tiempo.

Empiece a reformar viejos hábitos

Este paso consiste en practicar los hábitos anteriores para que el enfoque de su atención sea una segunda naturaleza.

'La gente me pregunta mucho, & apos; ¿Somos adictos a nuestros dispositivos? & Apos; 'No soy psicólogo, pero lo que puedo decirles es que nuestra tecnología crea hábitos a propósito', dice Thomas. 'Todas las aplicaciones de nuestros teléfonos ... están diseñadas para robar nuestra atención'.

Cambiar de una tarea a otra o ceder a la tentación de borrar una notificación, revisar un mensaje de texto, encender el televisor para escuchar el ruido de fondo, todo se ha convertido en parte del tejido de nuestra vida diaria. Básicamente, estamos entrenados para distraernos en todo momento. 'Nos hemos acostumbrado a la distracción', cree Thomas.

Al mitigar las desviaciones de la atención, 'te acostumbras más a períodos prolongados de tiempo sin [ellos] y comienzas a desarrollar tu capacidad para mantenerte concentrado durante más tiempo', dice. 'Así como la distracción está minando su capacidad de atención, controlar esas distracciones aumenta su capacidad de atención. [Eventualmente], en lugar de cambiar cada pocos minutos, tienes más capacidad para elegir cuándo cambias '.

'Nuestro fracaso en lograr las cosas más importantes para nosotros, que es como yo defino la productividad, no se debe a que no tengamos suficiente tiempo en el día', concluye Thomas. Nos comportamos como si estuviéramos completamente indefensos ante todo lo que nos rodea, cuando en realidad no lo estamos. Para mí, ese es el mensaje más importante y el que más me apasiona ... Realmente quiero que la gente entienda que usted tiene control sobre su atención. Bueno, tal vez no lo haga ahora, pero puede hacerlo '.

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